Дипломатичне представництво: організація і форми роботи - Сардачук П. Д.

Розділ ІІІ. ОСНОВНІ ДОКУМЕНТИ ДИПЛОМАТИЧНОГО ПРЕДСТАВНИЦТВА

КОЖНЕ ДИПЛОМАТИЧНЕпредставництво проводить велику роботу по складанню різних документів. Цей вид діяльності регламентується певними нормами і традиціями, а також обов´язковими нормативами, які визначаються відповідними інструкціями, положеннями, нака­зами, що періодично перегляда­ються. Специфічною особливістю документів, що готуються в системі МЗС України і надходять ззовні, є те, що вони стосуються не тільки установ нашої держави, але й іно­земних суб´єктів, розташованих як на території України, так і за її кор­доном. Документи в системі МЗС готуються, як правило, українською мовою, однак з представництвами зарубіжних держав листування ве­деться мовою акредитуючої країни або найчастіше — англійською.

До дипломатичних документів (вербальні і особисті ноти, особисті листи, пам´ятні записки і меморан­думи, заяви і комюніке), як і до до­кументів внутрішнього, службово­го листування (доповідні записки, циркулярні листи, довідки та інформації, тези до бесід і записи бесід тощо) ставляться єдині вимо­ги: висока грамотність, чіткість вик­ладу, правильне виділення голов­ного змісту; переконлива аргумен­тація, логічна послідовність і т. п. Дипломатичні документи не повинні перевантажуватись над­мірним фактичним і цифровим ма­теріалом; якщо вони викликають особливий інтерес, то подаються у вигляді додатків або таблиць. Всі матеріали, які ідуть в додатках, повинні мати посилання на джерело.

Особливо ретельно має готуватись і опрацьовуватись зарубіжна кореспонденція, тому що документи, які направ­лені іншим державам, виправити практично неможливо, а це означає, що навіть незначні на перший погляд помил­ки або неточності можуть мати непрогнозовані наслідки. Відомо немало випадків, коли через випадкові або свідомі неточності у документі виникали неприємні казуси та інци­денти в міжнародних відносинах. Будь-яка неточність у дипломатичному документі применшує його цінність, а іноді й ставить під сумнів увесь його зміст. Про якісь правки в дипломатичному документі не може бути й мови, а тому у цій справі необхідна ретельна підготовча робота.

Мова дипломатичних документів має бути простою і лаконічною, при цьому надзвичайно рідко допускається вживання порівнянь та епітетів, хоча майстерно підібра­ний художній образ може підсилити виразність докумен­та. Слово в дипломатичному документі повинно абсолют­но точно відповідати своєму смисловому навантаженню. Якщо слово в певному контексті можна трактувати по-різному, його краще замінити на інше.

З іншого боку, не слід вважати, що мова дипломатич­них документів — це набір штампів, навпаки — вона по­винна впливати на почуття читача і залишати в його па­м´яті виразний слід.

Величезне значення при складанні дипломатичного до­кумента має правильність написання імені, прізвища і ти­тулу адресата. Вони повинні точно відповідати записам в офіційних документах. Це особливо стосується складних імен і прізвищ, наприклад арабських, іспанських і т. п. При цьому не допускаються жодні, здавалося б, на наш по­гляд, закономірні скорочення. Наприклад, повний титул нинішнього глави Малайзії звучить так: Його Величність Султан Азлан Шах, Верховний глава Малайзії, Аконг Ма­лайзії, а нинішнього глави держави і уряду Брунею-Даруссалам — Його Величність Султан Сер Муда Хассанал Болкіах Муіззадін Ваддаулах Султан і Глава держави, Прем´єр-міністр Брунея-Даруссалам.

Цікавим у цьому відношенні є приклад з часів царю­вання Олексія Михайловича (1645—1676), який сам ак­тивно займався міжнародною політикою і не давав спуску своїм підданим. Так, під час переписування одного з до­кументів через неуважність було пропущено слово «государь». Цар одразу направив листа боярину Ордин-Нащокіну, який відав тодішнім відомством зовнішніх зносин — Посольським приказом:

«Апреля в 19 день писал есте к нам, а в отписке вашей в первом столбце прописано, где было надобно прописать нас, великого государя, й написали великого, а государя не написано. Й то вы учинили не остерегательно, й к вам ся наша грамота придет й вы б впредь в отписках своих й во всяких наших делах, которые будут на письме, наше, великого государя, именование й честь писали с великим остерегательством.

А вы, дьяки, вычитали б всяки письма сами не по единожды й высматривали б гораздо, что б впредь в ваших письмах таких неосторожностей не было.

А подьячему Гришке Котошихину, котрьга тое опис­ку писал, велели б есте за то учинить наказание — бить батоги». (1)

Сьогодні, на щастя, батогами помилок не виправля­ють, але неохайних у підготовці дипломатичних документів очікують неприємності, які також можуть мати досить серйозні наслідки,

В роботі по підготовці дипломатичних документів ве­лике значення має оперативність. Часто навіть ретельно складений документ втрачає свою вагу і значення, коли він підготовлений із запізненням, і необхідність у ньому практично відпала.

Перекладений з іноземної мови документ необхідно подавати у супроводі оригіналу, а у разі різночитання - мати кілька близьких за змістом до оригіналу варіантів перекладу.

Дипломатичні документи повинні мати і бездоганний зовнішній вигляд. Вони друкуються на папері вищого ґатунку, як правило, формату А-4. При написанні чистови­ка не допускаються підчистки або виправлення, текст має бути красиво відформатованим по всьому аркуші. Печат­ка повинна стояти в нижній частині документа.

Відомі історичні випадки, коли навіть сам папір доку­мента ніс певне смислове навантаження. Так, в 1915 р. Японія пред´явила Китаю ультиматум — так звану «двад­цять одну вимогу», в якому йшлося про грабіжницькі претензії до нього. Президент Китаю Юань Шикай не по­спішав з відповіддю. Обурений тактикою китайців посол Японії порадив їм пильніше придивитися до паперу, на якому був надрукований ультиматум. Там чітко прогляда­лись, коли листа піднести до світла, зображені водяними знаками силуети японських військових кораблів. Натяк був більш, ніж прозорим. (2)

Отже, писане слово в дипломатичній практиці може бути і добрим союзником, і злим ворогом. Коли воно вміло підібране, використане своєчасно і до місця, то може до­помогти тим, хто вагався, стати на ваш бік, роз´яснити їм вашу позицію, а в кінцевому підсумку — підтримати вас. Грамотно підібрані слова і вирази роблять дипломатич­ний документ більш переконливим, чітким і можуть при­нести бажані результати. Слід завжди пам´ятати старе, але мудре народне прислів´я: «Слово не горобець, вилетить — не впіймаєш».

Дипломатичні документи поділяються на документи внутрішньовідомчого листування та документи диплома­тичного листування.

Документи внутрішньовідомчого листування — це до­кументи, що стосуються зв´язку закордонних диплома­тичних представництв з Центром і включають в себе переписку з МЗС та іншими державними, рідше з недер­жавними, структурами по конкретних проблемах відно­син з країною перебування або багатосторонніх міжна­родних відносин.

В свою чергу документи внутрівідомчого листування умовно можна полічити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До документів, які готуються для використання в роботі лише свого відомства належать службова записка і доповідна записка.

Службова записка — це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної уста­нови про події та факти, які мали місце або відбудуться в найближчому майбутньому і матимуть безпосередній чи опо­середкований вплив на діяльність закордонної установи і вно­сить відповідні пропозиції.

Доповідна записка — це форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуа­цію, що склалася у зв´язку з виконанням дорученого завдання.

Документи дипломатичного представництва для внут­рішніх потреб, а також для відправки в Центр можна поді­лити на такі групи:

а) інформаційно-довідкові матеріали;

б) звітна документація;

в) листування з консульських питань;

г) листування з приводу планування роботи та кадро­вих питань;

д) листування з адміністративно-господарських та фінансових питань;

е) листування з МЗС та іншими відомствами і устано­вами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян.

Дипломатичні документи внутрівідомчого характеру диппредставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Засадничим таким документом можна вважати Інформаційну до­відку про країну перебування, або як її ще називають «довідку по схемі». Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про її геополітичне становище, короткі відомості з історії і т. д.

У довідці подається інформація з проблем внутрішньо­політичної ситуації: дається характеристика правлячим партіям, угрупованням, коаліціям; вказується на стосунки між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою); визначаються гострі питання поточного моменту, як полі­тичного, так і економічного плану; місце України в зов­нішньополітичній стратегії країни перебування тощо. Розширена довідка (до 20 сторінок) має внутрівідомчий характер і як документ для службового користування сто­сується обмеженого кола користувачів.

Для широкого використання готується загальна довід­ка (до 5 сторінок), і в ній даються тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних, гострих проблем і оцінок. Ці довідки повинні постійно обновлюватися най­новішими, найактивнішими матеріалами. Довідки, як пра­вило, складаються на окремих листах, щоб їх можна було оперативно заміняти, не переробляючи всього документа.

Другим по значенню інформаційним документом є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про:

—умови і цілі розвитку двосторонніх відносин;

—хронологію контактів між керівниками держав (пре­зидентами, головами парламентів, прем´єр-міністра­ми, міністрами закордонних справ);

—стан договірне-правової бази (документів існуючих і тих, що готуються до підписання);

—стан торговельно-економічного і науково-технічно­го співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп і т. ін.;

—стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров´я), а також пробле­ми національних меншин, специфіку релігійного життя.

Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні ві­домості, що стосуються регіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект.

В цілому ця довідка є оперативним документом і по­винна постійно обновлюватися з урахуванням конкретної ситуації.

В процесі діяльності дипломатичного представництва готуються й інші тематичні довідки та інформації, які да­ють оцінку того чи іншого напряму життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого роз­витку подій та їх впливу на відносини з Україною.

Біографічні довідки про політичних і державних діячів країни перебування містять, як правило, хронологічні дані щодо основних подій в їх житті, службовій кар´єрі, участі у виборних органах. Тут же міститься інформація про вче­ний ступінь, сімейний стан, володіння мовами, про осо­бисті уподобання та хобі.

В принципі, якихось усталених правил підготовки до­відково-інформаційних матеріалів не існує, але для них характерна одна вимога — чіткість, ясність і послідовність викладу, висвітлення всіх найважливіших аспектів про­блеми і, що найголовніше, об´єктивність.

В довідці повинні бути викладеними причини виник­нення питання, логічний розвиток його вирішення до моменту завершення, з урахуванням часу підготовки до­кумента. Для роботи з матеріалами такого роду викорис­товується як офіційна, так і неофіційна документація країни перебування, матеріали бесід, стенограми виступів державних і політичних діячів, парламентські протоколи документація громадських організацій і політичних партій. Можуть також використовуватись наукові праці, моно­графії, дисертації, картографічні матеріали та ін.

При підготовці довідкових матеріалів бажано посила­тися на джерела інформації, особливо у тих питаннях, які мають якусь особливу вагу.

Як свідчить власний досвід, дуже корисним буває об­говорення окремих тематичних довідок на референтських нарадах або у «вузькому колі», в залежності від специфіки теми, що викладається у довідці.

Одним із найважливіших джерел інформації є спілку­вання з впливовими людьми країни перебування, а також акредитованими в ній дипломатами. Саме у процесі бесід можна вияснити найцікавіші і найтонші питання внут­рішньої і зовнішньої політики країни перебування, які у тому чи Іншому плані зачіпають Інтереси нашої держави; викласти позицію (оцінку) України щодо них. До кожної подібної бесіди необхідно ретельно готуватися, вивіряючи питання, які вас цікавлять, ознайомитися з попередніми матеріалами, накреслити план. Бесіда, як правило, ведеться спокійним тоном, без поспішних висновків і заключень, уникаючи особистих емоцій і надокучливості у процесі отримання бажаної інформації. Відомий французький дип­ломат кінця XVII — початку XVIII ст. Франсуа де Кольєр з цього приводу писав: «Хороший дипломат повинен во­лодіти проникливістю, яка допоможе йому розгадувати думки співрозмовника і за найменшими рухами його об­личчя судити про його почуття.

Дипломат повинен володіти гострим і врівноваженим розумом, вміти добре слухати, бути ввічливим і привітним. Перш за все хороший дипломат повинен мати достатню витримку, щоб придушувати в собі бажання висловитись до того, як сам обдумав, що йому варто сказати». (3)

Якість підготовки і проведення бесіди, а також ЇЇ на­лежне занотування свідчить про професійний рівень дип­ломата.

В закордонних дипломатичних представництвах одним із оперативних інформаційних матеріалів, що готуються прес-аташе, є огляди преси. Огляди матеріалів засобів масової інформації (ЗМІ) бувають трьох видів:

— оперативний, в якому дається Інформація про всі виступи місцевих ЗМІ щодо України, її внутрішньої і зовнішньої політики, відображають ставлення до керівництва держави;

—тематичний, який направляється для використання в територіальних управліннях І висвітлює певну тему публікацій і передач місцевих ЗМЇ у певному часо­вому відрізку;

—«Україна на сторінках і в передачах ЗМІ» — інфор­маційно-аналітична довідка узагальнюючого пла­ну (готується, як правило, не менше двох разів на рік).

Огляди преси повинні бути максимально стислими і відображати найголовніше, що стосується внутрішньої і зовнішньої політики України або подій, до яких у даний момент привернута увага міжнародної громадськості.

Особливо важливі і цікаві публікації доцільно перекла­дати повністю і надсилати за призначенням як до управ­ління інформації, так і до відповідного функціонального або територіального управління. Назви видань потрібно надсилати в українській транскрипції.

Окрім огляду преси в кожному дипломатичному пред­ставництві повинна вестись хроніка подій, до якої, як правило, включаються найважливіші з цих подій, а також візити, переговори, конференції і симпозіуми; перерахо­вуються основні питання, які на них вирішувались або розглядались. Хроніка, подібно до інших дипломатичних документів, має бути стислою і чіткою.

До інших інформаційно-довідкових матеріалів належать анотації окремих книг, брошур, переклади статей, записи текстів цікавих теле- або радіопередач, огляди парламент­ських дебатів, різного роду статистичні дані, які можуть містити актуальні інформаційні матеріали про зовнішню і внутрішню політику країни перебування, її державних, політичних і громадських діячів, про інші події, що так чи інакше мають відношення до України, впливають на її імідж або відносини з нею.

Наступним важливим блоком документів, що готують­ся в кожному дипломатичному представництві, є зовніш­ня документація, до якої відносяться річний політичний звіт — основний документ про роботу за річний термін, а також піврічні звіти, політичні листи, звіти дипломатів про поїздки по країні перебування, консульські звіти, звіти інших українських представництв за кордоном.

Річний політичний звіт дипломатичного представництва за кордоном — це сконцентрований аналіз стану двосто­ронніх стосунків у різних площинах (політичній, еко­номічній, гуманітарній, військовій) та прогноз розвитку відносин на найближчу перспективу, узагальнення зроб­леного та пропозиції на майбутнє.

Структуру річного політичного звіту, а також його об­сяг визначає спеціальна інструкція, яка складається в МЗС. До підготовки політичного річного звіту висувається ряд принципових вимог, які повинні обов´язково враховуватись. По-перше, в ньому має бути дана оцінка виконання пріоритетних завдань двосторонніх відносин по стратегіч­них напрямах зовнішньополітичної діяльності України.

По-друге, у звіті викладаються лише фактичні мате­ріали, лаконічно і без зайвих коментарів та роздумів.

По-третє, звіт повинен бути чітко структурованим згідно з інструкцією і вимогами МЗС, складатися з цільних блоків, які в свою чергу мають подаватись, виходячи із значи­мості подій чи заходів та їх хронологічного порядку.

По-четверте, між планом роботи за звітний рік, самим звітом і планом роботи на наступний період повинен існу­вати органічний зв´язок, оскільки в цьому полягає по­слідовність і спадковість в діяльності і реалізації зовніш­ньої політики України.

Окремим блоком у річному звіті подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність дипломатичного пред­ставництва. Додатками до річного звіту посольства йдуть:

—результати виконання плану роботи (у формі спе­ціальної таблиці);

—хроніка двосторонніх контактів з країною перебу­вання за звітний період (дати і основна мета зустрі­чей глав держав, урядів, парламентів, міністрів за­ кордонних справ, назви і дати укладених документів);

—перелік чинних міжнародних угод між Україною і країною перебування в хронологічному порядку відповідно до дати набуття чинності;

—«Облікова картка» забезпеченості умов роботи кадрів дипломатичних представництв і консульських уста­нов України за кордоном;

—відомості про звільнення диппредставництва Украї­ни від сплати податку на додану вартість у звітному році.

Річний звіт готується протягом кількох останніх місяців поточного року з метою поглибленого аналізу та осмис­лення діяльності диппредставництва за звітний період.

Річні звіти глибоко аналізуються у відповідних підроз­ділах МЗС, виходячи з них можуть готуватися висновки і пропозиції для Адміністрації Президента України, Парла­менту та Уряду, міністерств і відомств.

В регіональних управліннях готуються висновки по звітах, які за підписом заступника міністра, що є курато­ром даного управління, направляються в диппредставни­цтва для обов´язкового обговорення на референтських нарадах. У цих висновках дається оцінка оперативної і довідково-інформаційної роботи представництва; роблять­ся відповідні зауваження по тому чи іншому розділу звіту і, найголовніше, уточнюються конкретні цілі і завдання для персоналу представництва на майбутній рік з урахуван­ням внесених висновків і пропозицій, а також думки Центру.

Піврічний звіт складається за аналогічною схемою. В ньому дається оцінка найважливіших політичних і еко­номічних подій за звітний період, їх впливу на стан дво­сторонніх відносин. У піврічному звіті не подаються мате­ріали про фінансово-господарську діяльність, про роботу з кадрами. В піврічних звітах пропозиції носять переваж­но оперативний характер з урахуванням реальної ситуації поточного періоду. Як і річний, піврічний звіт також є результатом колективної діяльності, але більш приклад­ного характеру.

Політичні листи, чи політичні записки готуються при потребі доповісти Центру про важливі події, які сталися в країні перебування і мали вплив на стан політичної ситуа­ції в ній, а також двосторонніх відносин. В політичному листі є можливість глибоко і всебічно проаналізувати одну чи дві важливі проблеми. Тому політлисти та політзаписки є суттєвим і логічним доповненням річних і піврічних звітів, а інколи можуть і заміняти піврічні звіти.

Готуються також звіти дипломатів (в першу чергу ке­рівного складу) про поїздки по країні перебування, в яких викладається зміст бесід і характер зустрічей, дається оцінка політичної і економічної ситуації в регіонах, робляться висновки і вносяться пропозиції. Ці документи викорис­товуються для підготовки інформаційно-довідкових мате­ріалів, річних і піврічних планів.

Окремі звіти складаються представниками інших відомств (МВС, Держмитслужба, Міноборони), які пред­ставлені в посольстві, і ці матеріали також використовують­ся при складанні звітів про роботу посольства в цілому.

Важливими аналітичними документами інформаційно-довідкового характеру є звіти за підсумками візитів глави держави (глави уряду, міністра закордонних справ), в яких стисло відображаються результати візиту, відпрацьовуються рекомендації по розвитку двосторонніх відносин, вносяться пропозиції щодо конкретної і практичної реалізації до­сягнутих домовленостей.

Звіт за підсумками візиту складається, як правило, з трьох основних частин:

—оцінка вибраної дати і терміну візиту, хронологія зу­стрічей, загальна оцінка візиту, виходячи з реалізації його концепції;

—ґрунтовний аналіз виконання кожного з розділів візи­ту: ділової частини, інформаційного та протоколь­ного забезпечення, організаційних заходів;

—висновки і пропозиції щодо активізації двосторонніх відносин і підвищення їх ефективності.

Досить обсяговим в роботі кожного посольства є лис­тування з консульських питань: візової підтримки, грома­дянства, витребування і легалізації документів громадянсь­кого стану, захисту прав громадян України і т. д.

Диппредставництва ведуть листування з Центром щодо перспективного і поточного планування роботи у розрізі тісної її координації з планами Центру в кадро­вих питаннях, особливо, що стосується ротації, штатно­го розпису і т. д.

Окремо слід виділити листування між дипломатичним представництвом і Центром з питань адміністративно-гос­подарської та фінансової діяльності (фінансова звітність, проблеми матеріально-технічного забезпечення, норма­тивні документи).

Багато уваги кожне представництво приділяє листуван­ню з іншими відомствами і установами України по їх за­питах, а також по запитах окремих громадян, що стосу­ються в першу чергу економічних і правових проблем, а також конкретних життєвих потреб громадян України.

Вище йшлося про документи внутрішнього користу­вання, тобто такі, що стосуються контактів дигоюматичного представництва з Центром (МЗС та іншими відом­ствами і установами своєї держави).

Окремим блоком слід виділити документи зовнішньо-дипломатичного листування, які займають особливе місце в дипломатичній діяльності і стосуються контактів МЗС та його структур з представництвами іноземних держав.

До документів зовнішньодипломатичного листування належать:

1) особисті (підписні) ноти;

2)   вербальні ноти;

3)   пам´ятні записки;

4)   меморандуми;

5)   особисті листи неофіційного характеру;

6)   заяви.

Усі вони різняться між собою як за змістом, так і за технічним оформленням. Деякі з цих документів, зокрема особисті і вербальні ноти, обов´язково містять форми ввічливості, компліменти.

Особиста нота надсилається з питань надзвичайно важ­ливого та принципового значення і містить в собі інфор­мацію про подію особливої політичної ваги (наприклад, зміну державного устрою, оформлення домовленості по тому чи іншому важливому питанню двосторонніх відно­син і т. д). Посол чи посланник, що вручив вірчі грамоти главі держави перебування, інформує про це своїх колег по дипломатичному корпусу також особистою нотою.

Особиста нота використовується для інформування про тимчасовий чи остаточний від´їзд глави дипломатичного представництва з країни, для представлення тимчасового повіреного у справах, направляється у відповідь на отри­ману особисту ноту. В останній час, особливо у зв´язку із зростанням кількості дипломатичних представництв в Україні, для передачі такого роду інформації, як правило, застосовуються вербальні ноти.

Особиста нота складається у формі листа, у першій особі від імені того, хто її підписує. Вона друкується на нотному бланку з державним гербом і підписом під ним «Міністерство закордонних справ України» або «Посоль­ство України в (назва країни)». Загальноприйнятий фор­мат ноти — подвійне ліве поле основного тексту.

Особиста нота розпочинається звертанням. Найпошире­нішою формою звертання є: «Ваша Високоповажносте», «Шановний пане Міністр», «Шановний пане Посол». Така форма звертання повинна налаштовувати того, хто отри­мує ноту, на доброзичливе ставлення до змісту ноти. Далі йде виклад суті питання, і текст, як правило, розпочи­нається словами «маю честь». В особистій ноті, що містить співчуття або протест слова «маю честь» пропускаються. Закінчується особиста нота компліментом (форма ввічли­вості), в якому автор засвідчує свою повагу:

Особисті ноти дипломатичних представництв окремих держав можуть закінчуватися й інакше, а саме: «З глибо­кою повагою», «З повагою», «Щиро Ваш». У ноті-відповіді у порядку взаємності доцільно вжити такі ж компліменти, бо зміна компліменту може бути розцінена адресатом як така, що має певне значення.

Під тексом особистої ноти ставиться особистий підпис особи, від імені якої направляється нота. Печатка, прізви­ще і посада особи, що підписує ноту, не обов´язкові.

Адреса пишеться в лівому нижньому кутку першої сто­рінки ноти незалежно від кількості сторінок. В адресі за­значається ранг особи, якій направляється нота:

«Пану (прізвище) Надзвичайному і Повноважному Послу Сполучених Штатів Америки м. Київ 

В окремих випадках в залежності від місцевої практи­ки і на основі взаємної поваги перед прізвищем особи, якій направляється нота, може вживатися титул:

Його Високо поважності пану (прізвище)

Надзвичайному і Повноважному Послу Королівства Швеція м. Київ.

До речі, сам текст цієї ноти може коригуватися в за­лежності від стану відносин з країною посла, якому на­правляється нота.

Дипломатичне листування постійно розвивається і відходить від традиційних форм, що склалися історично. В нинішніх умовах динамічного світового розвитку, у спілкуванні глав держав та урядів, міністерств закордон­них справ все більше утверджується практика обміну осо­бистими листами, посланнями з найважливіших проблем світової політики. З формальної точки зору ці документи можна віднести до категорії особистих нот, але, зважаючи на високе положення як відправника, так і отримувача, а також на значення змісту цих документів, їх прийнято ви­діляти в окремий вид дипломатичного листування. В цих документах, як І в особистих нотах, витримуються прото­кольні норми — звернення і заключний комплімент, на приклад: «Вельмишановний пане Президент» і закінчен­ня «З повагою» або «З глибокою повагою».

Найпоширенішим документом дипломатичного листу­вання в сучасному світі є вербальні ноти, за допомогою яких міністерства закордонних справ і посольства ведуть між собою офіційний діалог. Раніше, за свідченням ан­глійського дипломата Е. Сатоу, перевага надавалась осо­бистим нотам, бо вербальна нота вважалась «досить сухою за тоном». (4)

Сьогодні ж вербальні ноти використовуються широко, особливо у двосторонніх відносинах. В них викладаються найрізноманітніші проблеми політичного, економічного, науково-технічного, гуманітарного характеру. Вербальни­ми нотами здійснюються запити про візи, повідомляється про дорожньо-транспортні пригоди за участю співробіт­ників посольств, доводиться до відома посольств інфор­мація представницького (протокольного) характеру (про організацію поїздки дипломатів по країні, про запрошен­ня дипломатів на найрізноманітніші заходи — з нагоди національних свят, Нового року, зустрічі з керівником держави тощо).

Вербальні ноти служать для оформлення домовленос­тей щодо зняття найрізноманітніших проблем двосторонніх відносин. Текст вербальних нот складається від третьої особи, друкується на нотному бланку, має вихідний но­мер і дату відправки; після тексту ноти ставиться печатка МЗС або дипломатичного представництва, нота не підпи­сується. Надзвичайно важливо, щоб зображений на печатці герб мав правильне положення. Глави деяких дипломатич­них представництв в кінці тексту вербальної ноти або на печатці ставлять свої ініціали. Хоча це і не є обов´язко­вим, проте в багатьох країнах ця практика розповсюджена і вважається бажанням надати документу особливої ваги. Вербальна нота розпочинається і закінчується комплі­ментом із зазначенням повної назви відправника і адреса­та: «Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Міністерству закордонних справ, Посольству (Республіки Польща) і має честь повідомити...» і далі по тексту. Закінчується вербальна нота компліментом із ско­роченою назвою відправника і адресата: «Міністерство користується цією нагодою, щоб поновити Посольству за­певнення в своїй глибокій повазі».

У деяких випадках, наприклад при повідомленні про дорожньо-транспортну пригоду з людськими жертвами слова «користується нагодою» опускаються і комплімент має таку форму: «Міністерство поновлює Посольству за­певнення у своїй глибокій повазі».

Якщо вербальна нота міністерства є відповіддю на ноту посольства, то вона розпочинається так: «Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посоль­ству Республіки Болгарія у зв´язку з нотою Посольства № від (число, місяць, рік) має честь повідомити на­ступне...».

Комплімент в нотах може опускатися, якщо в ноті міститься протест у зв´язку з діями співробітників посольств чи держави, які трактуються як незаконна діяльність або грубе порушення норм поведінки. В такому випадку ком­плімент виглядав би недоречним і спотворював би харак­тер ноти.

Комплімент не вживається в нотах про оголошення трауру в країні, в нотах з висловлюванням співчуття, а також за принципом взаємності, якщо в тій чи іншій країні компліменти в дипломатичній практиці не застосо­вуються.

Діапазон протокольних формул ввічливості надзви­чайно широкий і з його допомогою можна підкреслити суворіший тон або більшу теплоту офіційного докумен­та. Різні вирази, риторичні звертання, двозначні подяки, знаки наголосу, скорочення типу «т. з.», «т. п.», і «т. д.» в нотній практиці абсолютно неприпустимі. При складанні тексту ноти протесту треба завжди пам´ятати, що вона може бути відхиленою адресатом, а це, як правило, по­тягне за собою загострення конфлікту з далеко не визна­ченими наслідками.

В цілому ж при дипломатичному листуванні треба зав­жди пам´ятати просте і мудре загальнолюдське правило: «Ніщо не ціниться так дорого і не коштує так дешево, як ввічливість».

Зразки вербальних нот

УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ

Управління Державного Протоколу Міністерства закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольствам Іноземних Дер­жав в Україні і має честь передати запрошення та квитки для Глави дипломатичної місії для участі в урочистій ювілейній ака­демії, присвяченій 2000-літтю Різдва Христового, яка відбудеться 21 січня 2000 року в Національному палаці «Україна» о 16.00.

В цьому заході братимуть участь Президент України та Міністр закордонних справ України.

Управління Державного Протоколу Міністерства закордонних справ України користується цією нагодою, щоб поновити Посольст­вам Іноземних Держав в Україні запевнення у своїй високій повазі.

Додаток: запрошення та квитки,

м. Київ, 19 січня 2000 року

Посольствам Іноземних Держав в Україні м. Київ

УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ

Міністерство закордонних справ України засвідчує свою пова­гу Міністерству закордонних справ Республіки Замбія і має честь у відповідь на ноту № 306/2000 від 11 квітня 2000 року повідоми­ти про згоду Української Сторони на призначення пана ЛІсон Потіфер Тембо Надзвичайним і Повноважним Послом Республіки Замбія в Україні за сумісництвом з резиденцією в Москві.

Міністерство закордонних справ України користується наго­дою, щоб поновити Міністерству закордонних справ Республіки Замбія запевнення у своїй високій повазі.

м. Київ, «       » червня 2000 року

Міністерство Закордонних Справ Республіка Замбія м. Лусака

УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ

Управління Державного Протоколу Міністерства закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольствам Держав-членів Європейського Союзу в Україні і має честь запросити Глав Дип­ломатичних Місій взяти участь у зустрічі Прем´єр-міністра України з Послами Держав-членів Європейського Союзу, Канади, Сполуче­них Штатів Америки І Японії, яка відбудеться 15 травня цього року о 15.30 в будинку Кабінету Міністрів України {вул, Грушєвського, 12, вхід центральний, 7-й поверх, Мала зала).

Учасники зустрічі будуть поінформовані про підготовку до Третього засідання Ради з питань співробітництва між Україною та ЄС.

Управління буде вдячне Посольствам за підтвердження участі Глав Дипломатичних Місій в згаданому заході за телефонами...

Управління Державного Протоколу Міністерства закордонних справ України користується нагодою, щоб поновити Посольствам Держав-членів Європейського Союзу в Україні запевнення у своїй високій повазі.

м. Київ, 12 травня 2000 року

Посольствам Держав-членів Європейського Союзу в Україні м. Київ

В дипломатичній практиці бувають випадки (останнім часом дуже рідко), коли направляється колективна нота представникам декількох держав. Сьогодні держави буду­ють між собою відносини на двосторонній основі як рівноправні суверенні члени світового товариства, а тому колективна нота (дипкорпусу в цілому або групи посольств) може розглядатися як демарш, спроба здійснювати тиск, що не може не викликати адекватної реакції.

Щоб запобігти небажаним формам колективного де­маршу використовується форма направлення ідентичних нот, в яких викладається практично однакова точка зору кількох держав на одну і ту ж проблему.

В сучасній дипломатії все більше практикується обмін нотами безпосередньо між урядами, що є свідченням зро­стаючої ролі зовнішньої політики, підвищення рівня від повшальності дипломатів за вирішення кардинальних про­блем сучасного світу. В нотах такого характеру комплі­менти, як правило, не застосовуються і текст виглядає наступним чином: «Уряд України має честь заявити Уря­дові Турецької Республіки наступне...»

Всі ноти е офіційними документами не залежно від того, які питання в них викладаються. Будь-яка нота, що йде від імені уряду, потребує належної до себе уваги і відповіді від того, кому вона адресується.

Широко застосовуються також інші документи, що не потребують комплементарного оформлення. Це — пам´ятні записки і меморандуми

Пам´ятна записка — дипломатичний документ, що пе­редається особисто І метою якого є звернути увагу та підкреслити важливість зробленої під нас бесіди заяви або переданого прохання. Він також переслідує мету — полег­шити подальший розгляд питання, попередити можливість неправильного тлумачення чи розуміння бесіди або усної зая­ви. Пам´ятна записка складається в безособовій формі з вживанням безособових виразів типу: «піднімається прохан­ня», «доводиться користуватися», «повідомляється» і т. п., не містить в тексті жодного звернення чи компліменту.

Пам´ятні записки пишуться на звичайному папері без
герба. Адреса і вихідний номер не проставляються; за­значаються лише місто і дата передачі: «м. Київ__________________ черв­ня 20 _ _ року». Над текстом записки робиться надпис: «Пам´ятна записка». Пам´ятні записки направляються на прохання особи, з якою відбувається бесіда, або як нагадування про те чи інше питання.

Меморандум — це документ, в якому розглядається фак­тична сторона того чи Іншого питання, аналізуються його окремі найважливіші аспекти, викладається аргументація на захист своєї позиції або дискутується позиція проти­лежної сторони. Меморандум може бути додатком до осо­бистої чи вербальної ноти або самостійним документом, що передається особисто чи надсилається кур´єром. Додаток меморандуму до ноти дає можливість скоротити текст ноти, а з другого боку дозволяє ґрунтовніше викласти пробле­му, яка є предметом нотного листування.

Меморандум як додаток до пошти друкується на нот­ному папері без герба, номер, печатка, місце і дата відправ­лення не проставляються. Меморандум, що вручається особисто, друкується на нотному бланку, але звернення і компліменту не має. Печатка і номер на ньому не про­ставляються, але зазначаються місце і дата відправлення.

Ще одним видом дипломатичного листування є при­ватний лист напівофіційного характеру. Він переважно адресується знайомим офіційним особам і пов´язаний з якоюсь особистою послугою або стосується питань, які є предметом офіційних переговорів або листування. Цим автор листа підкреслює свою особисту зацікавленість у вирішенні того чи іншого питання за допомогою особи, якій адресується лист.

Приватний лист напівофіційного характеру пишеться на спеціальному бланку (наприклад, бланку Міністерства закордонних справ, Посла) меншого формату, навіть на піваркуша, або на звичайному поштовому папері. Зворотний бік аркуша не використовується ніколи. Як правило, лист починається зі звернення «Шановний пане                                                                         ».

Заключний комплімент обов´язковий і залежить від різниці у службовому становищі автора і адресата, характеру їх відносин. В західних країнах звернення і заключний ком­плімент, а інколи і весь текст листа пишуться автором від руки, що надає йому підкреслено приватного характеру.

Номер на листі не вказується, а дата і особистий підпис — необхідні. У випадку, якщо лист пишеться на звичайному папері (не на бланку), то до підпису додаєть­ся і назва офіційної посади автора.

Звання і повне прізвище адресата пишуться тільки на конверті.

Зразок приватного листа:

                                                                                       Київ червня        20 року

Шановний пане Посол,

Повертаючись до нашої вчорашньої приємної бесіди, хочу ще раз подякувати Вам за люб´язне запрошення на концерт Націо­нального симфонічного оркестру Вашої країни.

Моя дружина і я отримали величезне задоволення від музики знаменитих класиків у віртуозному виконанні артистів оркестру.

Проведений у Вас приємний вечір надовго залишиться у нашій пам´яті.

Прийміть, пане Посол, запевнення у моїй глибокій до Вас повазі.

(підпис)

Крім названих вище традиційних документів дипло­матичного листування в наш час все частіше використо­вуються і нові документи, до яких належать декларації, послання, заяви глав держав, урядів, міністрів закордон­них справ, законодавчих органів держави з питань зов­нішньої політики, а також телеграми. Як правило, на теле­граму обов´язково дається відповідь. Приводом для на­правлення телеграм можуть бути національні свята і юві­лейні дати, роковини знаменних подій, вступ на посаду глави держави і т. п. Направлення телеграми у зв´язку з вступом на посаду глави держави -— це не тільки знак ввічливості, прийнятий в міжнародній практиці, але й показник рівня та характеру відносин між державами, привід для того, щоб ще раз продемонструвати бажання й надалі поглиблювати і розширювати співробітництво. Це ж стосується і листів — запрошень або подяк

ПРЕЗИДЕНТ УКРАЇН

                                   «____» травня 1998 року

Вельмишановний Пане Президенте,

Дорогий друже,

Дозвольте висловити Вам слова щирої вдячності за теплий прийом, виявлений під час мого нещодавнього візиту до Республіки Польща.

Переконаний, що наша спільна участь в Українсько-польсько­му економічному форумі в Жешуві зробила його небуденною подією в розвитку українсько-польських зносин.

Хочу також подякувати Вам за надану можливість зустрітися на польській землі з Президентом Литви В. Адамкусом, що ще раз засвідчило Ваше устремління до становлення та консолідації дружніх взаємин між державами Центральної та Східної Європи.

Сподіваюсь, що наша наступна зустріч наприкінці червня цьо­го року у Харкові буде для мене не тільки доброю нагодою віддя­чити Вам за гостинність, але й продовжити наш дружній конструк­тивний міждержавний діалог та неформальне дружнє спілкування, що завжди є характерним для наших з Вами відносин.

З глибокою повагою                                                   Леонід Кучма

Його Високоповажності

Пану Алєксандру Кваснєвському

Президентові Республіки Польща м. Варшава

 ПРЕЗИДЕНТ Республіки Польща

Варшава, 23 лютого 1999 року

Шановний Пане Президенте, Дорогий Друже, З великою радістю, від свого імені та своєї дружини запрошую Вас, Пане Президенте, разом з Вашою дружиною скласти офіц­ійний візит у Польщу. Пропоную, аби відбувся цей візит в узгод­жений нами у Варшаві термін, тобто 22—24 червня цього року. Деталі програми візиту будуть погоджені дипломатичними каналами. Одночасно прагну поінформувати Вас, Пане Президенте, що 25—26 червня цього року у Варшаві відбудеться щорічна зустріч у рамках Форуму Вертельсманна, організована ним разом з німець­ким Фондом Бертельсманна і моєю Канцелярією. Ця зустріч, засі­дання якої проходитимуть у Президентському палаці, матиме девіз «Центрально-СхІдна Європа на шляху до Європейського Союзу». Впевнений, що ці питання повинні обговорюватись також в присут­ності України.

Запрошую Вас, Пане Президенте, до участі в цій зустрічі та виступу в ході сесії, тематично присвяченої формуванню майбутньо­го Центрально-Східної Європи. До участі в переговорах Форуму Бертельсманна запрошені також президенти Литви, Німеччини, Бол­гарії, Румунії, Фінляндії, а також видатні діячі світової політики — такі, як Г. Кіссінджер, X. Солана, Й. Фішер, М, Олбрайт, Ж. Сантер.

У випадку прийняття запрошення можливим є перенесення тер­міну Вашого візиту, Пане Президенте, на 23-25 червня.

З виразом поваги і дружби                                 Алєксандр Кваснєвські

Його Ексцеленції Пану Леоніду Кучмі

Президентові України м. Київ

В дипломатичній практиці досить часто використо­вується такий вид документа, як Заява Міністерства за­кордонних справ тієї чи іншої країни, де дається оцінка певних подій, ставлення до них з боку МЗС, що часто може розглядатись як позиція глави держави або уряду. Практикується також публікація заяви Прес-служби МЗС.

Зразки заяв МЗС України

ЗАЯВА ПРЕС-ЦЕНТРУ МЗС УКРАЇНИ

У черговий раз увагу світової спільноти прикуто до південноазіатського регіону, 27 травня 1999 року неподалік Індійсько-па­кистанського кордону збройними силами Пакистану були збиті два індійські літаки.

В Україні з глибокою стурбованістю сприйнято звістку про цей інцидент. Такий розвиток подій викликає занепокоєння, ос­кільки може мати непередбачуванІ наслідки.

Ми закликаємо Індію і Пакистан виявляти стриманість і зваженість, утримуватися від поспішних необачних кроків, що можуть спричинити подальшу ескалацію напруженості в регіоні.

За цих умов особливої актуальності набуває необхідність до­корінного перегляду позиції Індії і Пакистану щодо розвитку ра­кетних і військових ядерних програм. В Україні переконані, що беззастережне дотримання обома країнами вимог Резолюції № 1172 Ради Безпеки ООН, продовження відкритого і конструк­тивного діалогу, розпочатого в Лахорі, та активний пошук додат­кових заходів з метою розбудови довір´я і стабільності в регіоні відповідатимуть інтересам міжнародного миру і безпеки.

Існуючі між Індією і Пакистаном спірні питання мають вирі­шуватися виключно політичним шляхом. Україна, як головуюча країна в Спеціальній міжнародній групі з проблем ядерних випро­бувань в Південній Азії, готова активно сприяти досягненню цієї благородної мети.

ЗАЯВА МЗС УКРАЇНИ

Україна підтверджує відданість курсу на європейську інтегра­цію, невід´ємною складовою якого є подальший розвиток і удос­коналення демократичних інститутів, приведення їх у відповідність із загальноєвропейськими нормами і стандартами.

Важливим етапом на цьому шляху має стати Всеукраїнський референдум 16 квітня цього року.

В Україні із задоволенням відзначили відповідні заяви Голови Комітету Міністрів Ради Європи та ЄС, а також висновок Вене­ціанської комісії, в яких дана позитивна оцінка рішенню Конститу­ційного Суду України, а також наступним діям Президента України.

Дисонансом на цьому фоні пролунало обговорення на Пар­ламентській Асамблеї РЄ питання про інституційні реформи в Україні.

Дискусія фактично звелася до обговорення проекту так званої «рекомендації», який раніше був підготовлений монІторинговим Ко­мітетом ПАРЄ.

МЗС України вважає, що ухвалений за результатами обгово­рення документ не відображає реальної ситуації в Україні і є зне­вагою до Конституції, Конституційного Суду та законодавства Ук­раїни, до всіх гілок влади.

Абсолютно неприпустимим є заклик до Президента України відкласти проведення референдуму в Україні, а відтак — поруши­ти Конституцію України та рішення Конституційного Суду.

Рішення ПАРЄ не враховує основні принципи демократії, відпо­відно до яких носієм суверенітету, єдиним джерелом влади є на­род, воно ставить під сумнів право народу України визначати і змінювати свій конституційний лад.

Водночас звертає на себе увагу упереджене і вибіркове вико­ристання висновку Венеціанської комісії, якій самою Парламентсь­кою Асамблеєю було доручено провести ретельну юридичну ек­спертизу рішень державних органів України щодо Всеукраїнсько­го референдуму.

Україна не вважає зазначені дії ПАРЄ щодо повноправного члена організації конструктивними.

ПАРЄ не висловлює думку Ради Європи в цілому і тим більше всього Європейського співтовариства, до якого належить Україна.

Незважаючи на ухвалення так званої «рекомендації» ПАРЄ, Україна як повноправний член Ради Європи І надалі плідно співпрацюватиме з усіма її органами з метою подальшого утверджен­ня демократії та прав людини як у нашій державі, так І в Європі в цілому.

 ЗАЯВА ПРЕС-СЛУЖБИ

МЗС УКРАЇНИ

24 лютого цього року Агентством «Рейтер» була розповсюд­жена інформація щодо висловлювань заступника міністра закор­донних справ Великої Британії П. Хейна, в яких міститься звинува­чення на адресу України в незаконному постачанні зброї до дея­ких країн Африканського континенту.

У зв´язку з цим 26 лютого цього року до МЗС було запрошено Посла Великої Британії в Україну Р. Сміта та висловлено прохання офіційно підтвердити або спростувати зазначене повідомлення.

29 лютого цього року під час зустрічі в МЗС з Першим заступ­ником міністра О. О. Чалим Посол повідомив, що пан Хейн не мав наміру звинувачувати Уряд України у порушенні діючих санкцій щодо постачання зброї до африканських країн. На прес-конфе­ренції, яка передувала інтерв´ю у «Рейтер», пан Хейн дав чітко зрозуміти, що він не підозрює Уряд України в участі у нелегальній торгівлі зброєю. Під час зустрічі 16 грудня 1999 року Міністр закордонних справ Великої Британії також запевнив у цьому Міністра закордонних справ України Б. І. Тарасюка.

Під час бесіди було також домовлено, що в рамках запланова­них на 15—16 березня цього року українсько-британських консуль­тацій з питань експортного контролю сторони всебічно обговорять проблеми незаконного постачання озброєнь та військової техніки в країни Африки.

До дипломатичних документів відносяться заяви і висту­пи представників держави на міжнародних конференціях і в міжнародних організаціях (ООН, ОБОЄ, ПАРЄ);їх відповіді на звернення або запитання представників гро­мадських організацій чи окремих осіб; відповіді на запитан­ня кореспондентів І ЗМІ по найбільш актуальних пробле­мах зовнішньої політики, виступи на дипломатичних прийомах. Ці виступи, як правило, наповнені великим по­літичним змістом і стосуються не тільки двосторонніх відносин, але й глобальних міжнародних проблем.

Особливе місце серед дипломатичних документів на­лежить комюніке.

Комюніке — це офіційне повідомлення про результати переговорів, яке може бути коротким — у вигляді повідомлен­ня або більш широким з викладенням змісту переговорів чи досягнутих угод та їх публікацією. Комюніке відрізняєтьсявід усіх інших дипломатичних документів перш за все тим, що це документ двосторонніх або багатосторонніх перего­ворів і він також в обов´язковому порядку узгоджується сторонами і за своїм характером відноситься до міжнарод­но-правових документів.

Говорячи про документи дипломатичного листування, не можна не назвати документів, що виходять з вищих за­конодавчих органів держави. Це — звернення до парламен­тів інших держав, наприклад, з питань ядерної безпеки, роз­зброєння, попередження конфліктів і т. п., а також спільні комюніке за наслідками візитів і переговорів парламентарів. Всі вищезазначені документи дипломатичного листу­вання є офіційними документами. Для кожного окремого випадку дипломатичної практики важливо правильно підібрати вид документа, в першу чергу враховуючи його зміст. Слід також завжди пам´ятати, що на особисту ноту прийнято відповідати особистою нотою, на пам´ятну за­писку направляють пам´ятну записку і т. д.

Для кожного дипломатичного документа надзвичайно важливим є зміст і форма. Тому заслуговує на увагу тех­ніка складання дипломатичного документа, яка вимагає безумовного врахування багатьох факторів. Важливо ви­значити, на шо звернути особливу увагу, а що взагалі опустити в дипломатичному документі, яким аргументам надати перевагу, враховуючи при цьому контраргументи партнера. Складання дипломатичних документів вимагає великих і ґрунтовних професійних знань та значного дип­ломатичного досвіду.

Дипломатія України, будучи порівняно молодою, ак­тивно застосовує весь арсенал форм дипломатичного лис­тування для забезпечення миру і стабільності в Європі та в світі, а її політичні пропозиції і конкретні ідеї знаходять все більше розуміння і підтримку.

 Використана література

1. Див.: БоруиковА. Ф. Дипломатический про­токол России.- М., 1999.-С. 80.

2. Див.: Там же.— С. 82.

3. Никольсон Г. Дипломатическое искусство: Четыре лекции по истории дипломатки.— М., 1963.-С. 82-83.

4. СатоуЗ. Руководство по дипломати ческой практика.— С. 76.